Wie erstellt man eine Skills Matrix: Eine umfassende Anleitung

Bevor du damit beginnst, deine eigene Skills Matrix zu erstellen, ist es wichtig, dass du verstehst, was sie beinhaltet.

Eine einfache Skills Matrix ist im Grunde ein Raster oder eine Tabelle mit zwei Achsen: horizontal und vertikal.

Eine Achse enthält die Namen der Mitarbeiter, während die andere verschiedene Kernkompetenzen auflistet, die für eine bestimmte Rolle oder ein bestimmtes Projekt erforderlich sind.

Der Schnittpunkt der beiden Achsen repräsentiert das Kompetenzniveau jedes Mitarbeiters in einer spezifischen Fähigkeit.

Das Erstellen einer Skills Matrix ist sehr wichtig, da es ein Tool ist, um die Fähigkeiten deiner Organisation und zukünftige Hires zu bestimmen.

Mit einer sorgfältig erstellten Skills Matrix und dem richtigen Ansatz zu dessen Nutzung, wirst du neue Möglichkeiten für dein Unternehmen sowie für deine Mitarbeiter erschließen.

Wir haben 7 einfache Schritte für dich aufgelistet, um eine Skills Matrix zu erstellen:

1. Definiere den Zweck und den Umfang

Ein entscheidender Schritt, bevor du die Skills Matrix selbst erstellst, ist die Definition dessen, was die Matrix erreichen soll.

Abhängig von deinem Projekt, dem aktuellen Status der Organisation oder zukünftigen Zielen musst du die spezifischen Fähigkeiten und Kompetenzen, die du bewerten möchtest, berücksichtigen, wer am Prozess beteiligt sein wird und wie die Daten genutzt werden.

Eine klare Zielsetzung im Kopf zu haben, ermöglicht es dir, dich auf wichtigere Bereiche zu konzentrieren und die Anforderungen sowie Entwicklungsmöglichkeiten besser zu identifizieren.

2. Datenerhebung: Kernkompetenzen und Skills identifizieren.

Im nächsten Schritt solltest du herausfinden, welche Fähigkeiten für deine Organisation und sogar für deine Branche am relevantesten sind.

Entgegen der verbreiteten Meinung, dass technische Fähigkeiten Vorrang haben, variieren die Kernkompetenzen von hard zu soft Skills, branchenspezifischem Wissen und verschiedenen Zertifizierungen.

Du musst verschiedene Ansätze verwenden, um alle Anforderungen deiner Organisation zu ermitteln.

Du kannst Manager, Teamleiter und HR-Experten konsultieren, um sicherzustellen, dass du eine umfassende Liste von Fähigkeiten erfasst hast.

💡Profi-Tipp: Was schätzen deine Mitarbeiter?

Frage den erfahrensten Mitarbeiter in jeder Geschäftseinheit. Es ist üblich, dass man einfache, aber entscheidende Faktoren übersieht, die das Mitarbeitererlebnis beeinflussen.

Die Befragung der Mitarbeiter und Abteilungsleiter ist eine praktische Methode, um alle Grundlagen abzudecken.

Es gibt mehrere Anwendungen, wie agyleOS, die den Prozess der Datenerhebung erleichtern.

Wir bieten euch leicht zugängliche und unkomplizierte Tools wie das Skills Matrix Tool.

3. Wähle eine Bewertungssystem

Ein Bewertungssystem wird verwendet, um Kompetenzniveaus zu bewerten und zu quantifizieren.

Du kannst konventionelle Bewertungssysteme wählen oder deinen eigenen Ansatz entwickeln, um den Anforderungen deiner Organisation zu entsprechen.

Es gibt einige grundlegende Bewertungssysteme, wie zum Beispiel:

• Likert-Skala: Dieser Bewertungsansatz wird zwar selten verwendet, um Daten für die Skills Matrix zu sammeln. Es ist jedoch der am weitesten verbreitete Ansatz zur Bewertung von Antworten in Forschungsumfragen.
• Numerische Skala (10-Punkte-Skala, 5-Punkte-Skala, 9-Punkte-Skala usw.)

Unabhängig von deinem Bewertungssystem musst du jeder Variablen eine Definition zuweisen. Zum Beispiel in Skalen ist die Variable eine Zahl.

Angenommen, du wählst ein 9-Punkte-Bewertungssystem; in diesem Fall ist die Definition jeder Zahl ähnlich wie folgt:

1= Am wenigsten erfahren.

2= Etwas geschult, aber unzureichende Erfahrung.

3= Leistung unter bestimmten Umständen.

4= Zufriedenstellende Leistung in den meisten Situationen.

5= Aktiv und ausreichend leistungsfähig.

6= Erfahrung und Leistung über dem Durchschnitt.

7= Leistung ohne Aufsicht.

8= Erfahren genug, um ein kleines Team zu leiten.

9= Am erfahrensten und kann andere schulen.

Sorgfältig ausgearbeitete Bewertungssysteme erfüllen die Anforderungen von größeren Unternehmen und herausfordernden Umgebungen, da sie detailliert und gründlich sind.

Ein 9-Punkte-Bewertungssystem mit einem breiten Spektrum an Bewertungen vermeidet Verwirrung bei Entscheidungen.

Angenommen, ihr möchtet einen Mitarbeiter aus 10 Kandidaten befördern.

In diesem Fall wird ein 5-Punkte-Bewertungssystem wahrscheinlich mehr als fünf Kandidaten mit einer Bewertung von 2 bis 3 ergeben.

In diesem Szenario teilt ein 9-Punkte-Bewertungssystem diese Kandidaten auf, indem es diese zwischen 4 und 8 einstuft, was eure Entscheidung einfacher und effektiver macht.

• Bewerte jeden Mitarbeiter.

Nachdem ein Bewertungssystem eingeführt wurde, ist es an der Zeit, es zu verwenden. In diesem Schritt beginnt eure Reise, um die Kompetenzniveaus jedes Mitarbeiters in verschiedenen Bereichen zu entdecken.

Für eine umfangreiche und angemessene Datenbank müsst ihr alle Ansätze zur Mitarbeiterbewertung meistern.

Einige praktikable Bewertungen könnten die folgenden sein:

• Selbsteinschätzung

Bitte deine Mitarbeiter, sich selbst zu bewerten und eine Leistungsbeurteilung vorzunehmen. Diese Methode zeigt die Stärken jedes Mitarbeiters gemäß ihrer eigenen Erfahrungen in deiner Organisation auf.

💡Profi-Tipp: Frag nach den Interessen deiner Mitarbeiter!

Eine typische Skills Matrix ist ein Werkzeug, das aktuelle und fehlende Talente identifiziert. Es ist jedoch auch ein Ansatz, um die potenziellen Fähigkeiten zu demonstrieren.

Indem du deine Mitarbeiter nach ihren beruflichen Interessen und persönlich verbesserbaren Eigenschaften fragst, erhältst du genügend Daten für eine Skills Matrix, damit sie anzeigen kann, welche Entwicklungsprogramme und Schulungen für deine Organisation notwendig sind.

• Untersuche die Dokumente:

Prüfe die vergangenen Leistungsbeurteilungen und Aufzeichnungen, um zu analysieren, wie ein Mitarbeiter sich entwickelt hat und welche Fähigkeiten er über die Zeit entwickelt hat.

• Frage nach einer Managerbewertung:

Mit dieser Methode kannst du die Beziehung zwischen den Mitarbeitern und ihren Führungskräften bewerten.

Du kannst auch feststellen, wie eine Führungskraft ihre Mitarbeiter bewertet.

• Bitte um eine Bewertung durch Teammitglieder:

Dieser Ansatz ermöglicht es dir, die Soft Skills eines Mitarbeiters zu verstehen.

Teamfähigkeit, Arbeitseinstellung und Verhaltensmuster sind alle aus der Sicht eines Kollegen zugänglich.

• Führe einen Test durch:

Suche mit einem schnellen Test nach den notwendigen Hard- oder Soft-Skills und bewerte das Kompetenzniveau eines Mitarbeiters.

Ein angepasster Test lässt dich die Ziele und Zwecke priorisieren, für die du eine Skills Matrix erstellst.

• 360-Grad-Feedback-Tool:

Hier ist der praktikabelste und gründlichste Ansatz, den du anwenden kannst:

Entwickelt mit Echtzeitbewertungen und dynamischen Skill Monitoring, ist ein 360-Grad-Feedback-Tool die beste Strategie zur Bewertung eines Mitarbeiters.

Wenn du dich fragst, wie man eine Skills Matrix erstellt, führt diese strategische, umfrageähnliche Methode zu einer detaillierten und praktischen Datenbank.

Was unser 360-Grad-Feedback-Tool umfassend macht, sind die konstruktiven Elemente:
Selbsteinschätzung, Kollegenbewertungen und anonyme Kommentare von Kollegen, Filteroptionen, um spezifische Fähigkeiten und Mitarbeiter auszuwählen, ständiges Aktualisieren des Status der Mitarbeiter bezüglich ihrer Position in verschiedenen Teams und Projekten sowie aufschlussreiche Radardiagramme sind nur einige unserer zahlreichen Optionen bei der Durchführung der 360-Grad-Sitzungen in Kombination mit unserem leistungsfähigen Skill-Management-System.

In jeder 360-Grad-Feedback-Sitzung wird der Mitarbeiter von seinem Manager, Teamleiter, Untergebenen, Kollegen usw. bewertet.

Darüber hinaus beinhaltet eine gründlichere Sitzung das Erfragen von Erfahrungen und Interessen der Mitarbeiter, um ein besseres Verständnis der Teams zu erlangen.

Es ist nicht notwendig, alle Ansätze zur Bewertung der Mitarbeiter zu nutzen; wähle einige aus oder kombiniere sie, um eine gut durchdachte Methode zur Erfassung des Status deines Unternehmens zu erstellen.

Die schnellste Kombination zur Mitarbeiterbewertung ist eine Selbsteinschätzung und eine Überprüfung der Zertifizierungen:

Deinen Mitarbeitern zu erlauben, echte Gefühle über ihre Fähigkeiten auszudrücken, neben einer schnellen Qualitätskontrolle, ist dein Weg, um schnellstmöglich Ergebnisse zu erzielen.

Der wichtigste Teil dieses Schrittes ist es, ein gründliches Verständnis der Fähigkeiten und Kompetenzniveaus aller zu erhalten.

5. So erstellst du eine Skills Matrix Tabelle:

Wie zuvor erwähnt, kann eine Skills Matrix eine einfache Tabelle oder ein Raster sein: Du kannst deine traditionelle Matrix mit einer Excel-Tabelle gestalten.

Es gibt jedoch einen Haken. Da jede Organisation einen anderen Status und andere Anforderungen hat, musst du eine Skills Matrix entwerfen, die den besten Interessen deines Unternehmens entspricht.

Eine typische Skills Matris muss die Namen der Mitarbeiter, die erforderlichen Fähigkeiten, die Kompetenzniveaus und andere unternehmensbezogene Elemente enthalten, die den Zwecken deiner Organisation dienen.

Hier ist ein Beispiel für ein Skills-Matrix-Raster:

Beachte, dass das Design der Matrix einer der wichtigsten Schritte ist und die erstellte Matrix eine benutzerfreundliche Schnittstelle und eine leicht verständliche Anleitung haben muss.

6. Fülle die Felder aus!

Sobald du deine Matrix erstellt hast, ist es Zeit, sie zu befüllen. Verwende die Daten, die du in Schritt 4 gesammelt hast, und trage die korrekten Informationen in jedes Feld ein.

Ein einfacher Ansatz ist, die vertikale Achse den Namen der Mitarbeiter und die horizontale den verschiedenen Fähigkeiten zuzuordnen.

Die entsprechenden Blöcke sollten das Kompetenzniveau jedes Mitarbeiters in einer bestimmten Fähigkeit enthalten.

Dieser Schritt kann manuell oder über eine Skills-Matrix-Software durchgeführt werden.

Stelle sicher, dass du deine Matrix regelmäßig aktualisierst, um die Fähigkeitsniveaus der Mitarbeiter über die Zeit zu verfolgen.

7. Analysiere die Daten und beginne mit der Planung

Alles kommt auf diesen Schritt an!

Nachdem du die Skills Matrix erstellt und befüllt hast hast, solltest du beginnen, die Daten entsprechend deinem Status zu analysieren.

Ob du nun ein neues Projekt mit speziellen Anforderungen übernimmst, eine HR-Analyse durchführst oder neue Einstellungen in Betracht ziehst, die Datenanalyse wird dir durch den Prozess helfen.

Sobald du die Daten verstanden hast, kannst du die Anforderungen und das Potenzial deiner Organisation visualisieren.

Indem du die Ergebnisse der Skills Matrix Analyse einsetzt, wirst du strategische Ansätze und Trainingsprogramme für Einzelpersonen in deinem Unternehmen in Betracht ziehen, damit sie wachsen und lernen können, um einen widerstandsfähigen Arbeitsplatz zu schaffen.

Eine Skills Matrix befähigt Einzelpersonen und Unternehmen, ihr Potenzial auszuschöpfen und Produktivität sowie Rentabilität zu steigern.

⭐Profi-Tipp: Wie solltest du Kompetenzen definieren und Entwicklungsprogramme planen?

Passe dich den Erwartungen an! Ein ideales Team besteht aus kompetenten Führungskräften und Teammitgliedern, während ein Team in der Realität immer Mängel aufweist.

Indem wir unser Team mit einem idealen vergleichen (natürlich für dasselbe Projekt!), können wir einen akzeptablen Unterschied in den Kompetenzniveaus erreichen.

Denke daran, dass unser Ziel hier nicht ist, Menschen zu drängen, sondern sie zu ermutigen, zu wachsen und zu den gestalteten Trainingsprogrammen beizutragen, um eine bessere Arbeitserfahrung und den allgemeinen Organisationserfolg zu fördern.

Du könntest erfolgreich deine gewünschte Tabelle mithilfe unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Skills Matrix erstellen.

Deine Matrix ist jedoch, egal wie detailliert, traditionell. Traditionelle Matrizen kommen mit einigen Herausforderungen:

• Chaos:

Es geht nicht nur um Organisation oder Ordnung!

Eine traditionelle Skills Matrix, insbesondere für größere Unternehmen, neigt dazu, kompliziert und unübersichtlich zu werden und ertränkt dich in Informationen.

• Zeitaufwendig:

Angenommen, du musst schnell eine Entscheidung über einen Mitarbeiter treffen, oder du musst einen Gesamtbericht über deine Organisation erstellen oder einfach nur eine schnelle Skill Analyse durchführen.

In diesem Fall ist eine traditionelle Skills Matrix ziemlich komplex zu lesen. Spezifische Daten in einem Meer von Informationen und Zahlen zu finden, wird erhebliche Zeit in Anspruch nehmen und ist ineffizient.

Eine Skills-Matrix-Software jedoch ist darauf ausgelegt, organisierte und benutzerfreundliche Daten mit visuellen und umfassenden Diagrammen und Grafiken bereitzustellen.

Diese Software ermöglicht es dir, die notwendigen Informationen für eine Skills Matrix zu sammeln, zuzuweisen und zu analysieren, was deine Arbeit im Laufe der Zeit erleichtert und effizienter macht.

Bei agyleOS helfen wir dir, das verborgene Potenzial deines Unternehmens zu entdecken.

Außerdem leiten wir dich bei der Planung weiterer Entwicklungsprogramme an, um in jedem möglichen Bereich deine Konkurrenten zu übertreffen.

Nachdem du gelernt hast, wie man eine Skills Matrix erstellt, musst du verstehen, welche Fallstricke zu vermeiden sind, um deine Ergebnisse erfolgreich zu nutzen.

Wenn man sie korrekt aufsetzt, ist eine Skills Matrix ein mächtiges Werkzeug für den Unternehmenserfolg.

Hier haben wir einige Fehler betrachtet, die beim Erstellen einer Skills Matrix vermieden werden sollten:

1. Schlechte Ausrichtung der Fähigkeiten der Mitarbeiter auf die Unternehmensziele:

Du musst die Ziele und Zwecke deines Unternehmens identifizieren, bevor du die Kompetenzniveaus deiner Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen bewertest.

Wenn es dir nicht gelingt, deine Geschäftsziele klar zu formulieren, wird dir eine Skills Matrix nur bedingt helfen!

2. Vergessen, die Skills Matrix regelmäßig zu aktualisieren!

Ein grundlegendes Prinzip beim Erstellen einer Skills Matrix ist die Aktualisierung, um den Fortschritt deiner Mitarbeiter und die Effizienz der Entwicklungsprogramme zu verfolgen.

Durch das Ignorieren der Aktualisierung der Skills Matrix ist es unvermeidlich, zum vorherigen Status deiner Organisation zurückzukehren.

3. Überfüllung der Skills matrix: Chaos!

Dieses Problem betrifft insbesondere größere Organisationen. Wenn du viele Mitarbeiter hast, ist es nur zu erwarten, dass du Spalten und Zeilen in deiner Tabelle hinzufügen musst.

Du musst jedoch wissen, dass überkomplizierte und überfüllte Matrizen niemandem helfen!

Sie können nicht nur nicht helfen, sondern sie werden auch Frustration und Verwirrung bei der Entscheidungsfindung verursachen.

Eine einfache und kostengünstige Lösung für dieses Problem ist die Verwendung einer Skils-Matrix-Software.

Our skill matrix tool at agyleOS helps you gather, organize, and analyze competency-related information through various approaches, such as our employee performance reviews tool, for a holistic view of your organization.

4. Versäumen, die richtigen Fähigkeiten zu bewerten:

Zu wissen, welche Fähigkeiten bewertet werden sollen, ist der erste und einer der wichtigsten Schritte beim Erstellen einer Skills Matrix.

Die Skills Matrix wird deiner Organisation wahrscheinlich keinen Nutzen bringen, wenn du nicht die richtigen Fähigkeiten zur Bewertung auswählst.

Nehmen wir an, du musst eine Gruppe von Mitarbeitern für einen Job in der Webentwicklung und eine andere für Netzwerkpositionen überprüfen.

Offensichtlich ist positives Verhalten in der letzteren Gruppe ein wichtigeres Merkmal als die Kenntnis von JavaScript!

5. Nicht den letzten Schritt machen!!!

Welchen Wert bietet deine Matrix, wenn du sie nicht richtig einsetzt?

Es mag albern klingen, aber viele entscheiden sich gegen proaktive Schritte zur Gestaltung von Entwicklungsprogrammen, da die Bewertungen ihrer Mitarbeiter „ausreichend“ sind.

Nachdem du jedoch deine Daten gesammelt hast, besteht die wichtigste Aufgabe darin, die nächsten Schritte deines Unternehmens für Trainingsprogramme zu planen.

Durch die Integration anderer HR-Systeme, wie eNPS-Umfragen, Mitarbeiterbewertungen usw., hast du die Möglichkeit, strategische Programme und Entwicklungsgelegenheiten in deiner Organisation zu planen.

6. Übermäßige Priorisierung der Jobtitel!

Ein häufiger, jedoch gravierender Fehler, wenn du eine Skills Matrix erstellen möchtest, ist die „zu starke“ Abhängigkeit von den Jobtiteln.

Bei einer Skills Matrix geht es darum, dass jede Einzelperson die Möglichkeit hat, ihr volles Potenzial und ihre Talente unabhängig von ihrer aktuellen Position zu aufzuzeigen.

Egal ob du die Leistung eines Managers oder eines anderen Mitarbeiters bewertest, du musst ihre Fähigkeiten und Kompetenzen in verschiedenen Bereichen unvoreingenommen bewerten.

Dieser wichtige Faktor macht die Skills Matrix zu einer nützlichen Plattform für zukünftige Einstellungen und Beförderungen.

7. Die Ergebnisse nicht kommunizieren:

Sobald die Skills Matrix fertig ist, ist es nur fair, dass du die Ergebnisse und Daten mit deiner Belegschaft teilst.

Angenommen, du möchtest, dass ein Mitarbeiter eine positivere Arbeitseinstellung entwickelt, eine neue technische Fähigkeit erlernt oder neues Wissen anwendet.

In diesem Fall musst du mit ihnen Feedback austauschen, um eine Einigung zu erzielen und Pläne für deinen individuellen und den Unternehmenserfolg zu machen.

Lerne, wie man eine Skills Matrix mit unserem detaillierten Schritt-für-Schritt-Leitfaden erstellt, um Wissen, Fähigkeiten und Leidenschaft in deiner Organisation zu fördern.

Zu wissen, wie man eine Skills Matrix erstellt, mag wie eine einfache Aufgabe erscheinen, und das ist es auch!

Allerdings musst du auf die Fallstricke achten, die unterwegs vermieden werden sollten, und jeden Schritt wie gezeigt abschließen.

Durch den Einsatz der richtigen Tipps und Ausrüstungen kannst du eine Skills Matrix erstellen, um deine Organisation als Ganzes zu analysieren und zu fördern.

Wenn du jedoch nicht die richtigen Fähigkeiten priorisierst, deine Mitarbeiter aufgrund von Jobtiteln diskriminierst, eine einfache Matrix überfüllst oder zu kurz bei der Handlung gegen die Probleme kommst, wird die Skills Matrix dir wenig nützen.

Wenn du darüber hinaus ein detaillierteres Diagramm benötigst oder du zu viele Mitarbeiter für eine traditionelle Matrix hast, erwäge die Verwendung einer Skills Matrix Software, um Daten zu sammeln, spezifische Diagramme zu erstellen und Mitarbeiter basierend auf verschiedenen Fähigkeiten zu filtern usw.

Eine Skills-Matrix-Software hilft dir, einen reibungslosen Betrieb mit einer positiveren Arbeitsumgebung und höherer Produktivität zu führen.